淮安市建筑行业协会档案管理制度

一、协会档案以“分类建档、集中管理”为原则，实行集中存放，专人管理。

二、档案集中管理的范围是：协会成立、换届变更形成的证书、文件等；文书档案；组织机构及人事档案；财务档案；行业评优文档；党务工作文件等。

三、档案由协会秘书处分管负责人在次年三月份前组织人员进行收集、整理、立卷，编好目录，登记造册，集中存放。

四、立卷要求：

1、立卷归档的要求完整、准确、系统。可分别按发文机关、文件类型、时间顺序归档立卷；

2、同一类型的文件应放在同一案卷，并按文件形成的过程排列；

3、案卷标题由发文机关、内容及文件名称等组成，标题用语力求简明、准确。

4、归档文件、材料立卷，一律用签字笔或打印，不得使用铅笔、圆珠笔或彩色笔；

5、每卷内均需填写圈内备考表，表内填写需说明的问题、立卷人签名、立卷时间等。

五、档案借阅：

1、会长、副会长、秘书长可随时借阅协会档案，一般应在当日归还。

2、任何人查阅已经封闭的档案，必须经会长或秘书长同意；

3、外单位借阅档案必须凭单位介绍信，并限于介绍信所注明的内容查阅；

4、任何人对借阅的档案不得修改、增删、剪裁、撕毁、挖补。未经批准不得摘抄、复制、摄影。

六、对超过保管期限且无保存价值的档案，必须经会长、文档主管等共同鉴定，并有详细的登记和批准手续后方可销毁。任何人均不得擅自销毁档案材料。

七、销毁超过保管期限且无保存价值的档案，必须注意保密，由销毁人和会长负责，并在登记簿上签字后，按规定进行。严禁将档案材料作废纸出售。

八、协会的文档责任人由秘书处分工一名副秘书长负责。

 九、建立电子档案，由办公室负责。